Automatisation administrative : 16 h de saisie gagnées chaque mois
Un agent IA pilote une équipe complète à votre place : saisie des commandes reçues par email, préparation des devis, relances des devis et des factures. Votre équipe vérifie et valide : rien ne part sans accord.
- PME de moins de 250 salariés
- En production en 2 à 4 semaines
- Validation humaine avant envoi
Pour qui
PME qui gèrent commandes, devis et factures
Taille
Moins de 250 salariés
Problème initial
Saisie et relances faites à la main
Délai de mise en place
2 à 4 semaines
Un mois d'administratif, deux façons de le traiter
À gauche, votre équipe saisit, chiffre et relance tout à la main. À droite, un agent IA pilote 4 agents spécialisés et votre équipe n'a plus qu'à valider.
Chaque mois, tout repose sur votre équipe.
Votre équipe n'intervient qu'ici : vérifier et valider.
Base : 60 commandes, 20 devis et 40 relances de factures par mois, soit environ 18 h de travail administratif, dont 2 h de validation conservées par votre équipe.
Problématique de départ
- Les commandes reçues par email ou en PDF sont ressaisies ligne par ligne dans l'outil de gestion.
- Préparer un devis prend du temps : recherche des tarifs, mise en forme, envoi.
- Les relances de devis et de factures passent à la trappe en période chargée, et la trésorerie en pâtit.
Objectifs
- Supprimer la double saisie sans changer d'outil de gestion.
- Envoyer les devis plus vite et relancer au bon moment.
- Réduire les retards de paiement sans dégrader la relation client.
Solution déployée
- Lecture automatique des commandes reçues par email ou en PDF, puis saisie dans votre outil de gestion ou votre ERP.
- Préparation des devis à partir de votre grille tarifaire, en brouillon dans votre logiciel de facturation.
- Relances programmées des devis sans réponse et des factures échues, avec un ton adapté à chaque client.
- Votre équipe vérifie et valide : aucun devis ni aucune relance ne part sans son accord.
- Hébergement sur un serveur dédié à votre entreprise, qui reste propriétaire du code.
Résultats
rendues chaque mois à votre équipe
commandes saisies chaque mois sans copier-coller
Pour aller plus loin
Questions fréquentes sur l'automatisation administrative
Quelles tâches administratives peut-on automatiser ?
Les plus courantes sont la saisie des commandes reçues par email ou en PDF, la préparation des devis à partir de vos tarifs, la relance des devis restés sans réponse, la relance des factures échues et la mise à jour du suivi. Le diagnostic permet de repérer celles qui vous coûtent le plus de temps. Pour les devis techniques chiffrés sur plan, voir notre exemple d'automatisation du chiffrage industriel.
L'IA envoie-t-elle des devis ou des relances sans contrôle ?
Non. Les devis et les relances sont préparés par l'agent, puis vérifiés et validés par votre équipe avant tout envoi. Le ton des relances est adapté à chaque client.
Est-ce compatible avec notre logiciel de gestion ?
La solution saisit les commandes dans votre outil de gestion existant, sans vous imposer de nouveau logiciel. La compatibilité avec votre outil est vérifiée pendant le diagnostic, avant tout engagement.
Nos données sont-elles en sécurité ?
Vos automatisations tournent sur un serveur dédié à votre entreprise, hébergé en France ou en Europe, dans le respect du RGPD. Aucune donnée n'est partagée avec d'autres clients.
Combien de temps gagne-t-on ?
Dans l'exemple présenté plus haut, 60 commandes, 20 devis et 40 relances de factures par mois représentent environ 18 h de travail. Après automatisation, votre équipe n'y consacre plus que 2 h de validation, soit 16 h rendues chaque mois.
En combien de temps l'automatisation est-elle en place ?
Comptez 2 à 4 semaines après validation de la proposition : connexion à votre messagerie et à votre outil de gestion, tests sur vos vrais documents, puis mise en production.
Un accompagnement sur place, dans l'Ain et autour
Nous automatisons les tâches administratives des PME de Bourg-en-Bresse, de l'Ain et des départements voisins, avec un premier rendez-vous dans vos locaux.